Сегодня сложно представить успешного человека, который не участвует в деловых встречах и не является в них спикером.

Известно, что положительный результат деловой встречи складывается из двух факторов: предмета сделки и правильного поведения участников встречи.

Если учесть эти особенности, то исход мероприятия можно предопределить на 90%. О верных механизмах в любой деловой беседе расскажет Владимир Якуба, бизнес-тренер и предприниматель.

Вот свод несложных правил, который необходимо знать каждому участнику бизнес-диалога.

1. Приглашение на встречу

Начать нужно с отправки официального письма с коммерческим предложением. В письме должна быть указана контактная информация. Если ваше предложение заинтересовало – вам позвонят, если нет – сделайте это сами и договоритесь о визите.

Вот только знайте, что звонить надо не по стандартной схеме, а, например, так.

– Игорь? (пауза)

 – Да.

– Добрый день! (пауза)

– Добрый!

– Это Андрей Васильев из компании «Фаворит-Сервис». Я звоню по достаточно неординарному вопросу, мне порекомендовали обратиться или к вам, или к вашему начальнику – Андрею Сергеевичу. Вам удобно сейчас говорить?

– Слушаю.

– Я представляю компанию, входящую в ТОП-10 в Орле.. Мы занимаемся транспортировкой негабаритных грузов, и у меня к вам два вопроса. Позволите?

– Говорите.

- Первый. Как часто вам приходится осуществлять транспортировку негабаритных грузов?

– Довольно часто.

– И второй. Гипотетически, насколько вам интересно сотрудничество?

– Хорошо, давайте обсудим.

Ну а дальше договариваетесь о времени, месте и деталях встречи.

2. Пунктуальность

Лучше всего приехать на 10-15 минут раньше. Так вы сможете привести себя в порядок и собраться с мыслями. Если вдруг задерживаетесь, обязательно предупредите своего собеседника или всех участников встречи. Старайтесь в это время не нервничать и не винить себя в случившемся. Лучше послушать музыку, отвлечься или доработать детали.

Помните, даже время «простоя» можно потратить с пользой.

3. План беседы

Конечно, к любой деловой беседе нужно готовиться заранее. Определите структуру разговора и основные моменты, которые необходимо будет затронуть. В случае, когда встреча проходит в режиме группы, будет правильно ознакомить всех участников с планом.

И еще. Старайтесь во время презентации держать во внимании всех участников. Обращайтесь к ним по имени, задавайте вопросы, включайте коллег в разговор, делайте паузы. Поверьте, от заинтересованности ваших собеседников зависит успех любой встречи.

4. Внешний вид 

Главные козыри в этом вопросе – нейтральность и деловая скромность. А именно -– классический деловой костюм в нейтральных тонах, строгая, аккуратная прическа, минимальное количество косметики, свежий маникюр, отсутствие резких ароматов. И самое важное – обувь. Ботинки или туфли должны быть идеально чистыми, несмотря на погодные условия. Поэтому рекомендуем иметь с собой аксессуар в виде специальной салфетки или губки. Произвести первое впечатление дважды не получится.

5. «Раздаточный материал»

На встрече вы должны иметь при себе все необходимые документы, буклеты и ознакомительные материалы. Ведь вы — деловой и практичный человек, так что не можете себе позволить выглядеть растерянным, если собеседник попросит ознакомиться с договором.

Заведите себе визитки со ссылками в соцсети (для этих целей лучше иметь деловые странички) и мессенджеры. Необычный, но строгий дизайн этих маленьких документов привлечет особое внимание к вашей персоне. Так что продумайте все детали.

6. Вежливость

Безусловно, присутствие на встрече обеих сторон является показателем того, что они заинтересованы во мнении друг друга. Поэтому слушать собеседника нужно внимательно и не перебивать. Комментарии и вопросы озвучиваются в специально отведенное время.

И помните, если вам хочется возразить, делайте это грамотно. Сначала согласитесь с точкой зрения оппонента, отметьте плюсы в его выступлении. Затем продолжите так: «… и если этот момент рассмотреть под другим углом, можно выявить что…» А дальше излагайте свои мысли. Только забудьте про союз «но», он как бы перечеркивает все вышесказанное. Лучше используйте «и».

В таком случае ваш собеседник не обидится и учтет ваши замечания.

7. «Здесь и сейчас»

Непосредственно перед встречей необходимо отключить все средства связи. А еще лучше перевернуть телефон экраном вниз. Это продемонстрирует вашу заинтересованность и вовлеченность в процесс, что непременно оценят окружающие.

Если один из участников встречи ожидает важный звонок, то предупредить об этом нужно в начале встречи, во избежание неловкой ситуации.

В случае, если всё же кто-то отвлекся, не стоит показывать свое раздражение. Продолжайте диалог дальше. Поверьте, участнику вашей встречи и без того стыдно за такую оплошность.

8. Время – деньги

В ходе встречи следите за временем. Ведь это – самый ценный ресурс в арсенале делового человека. Каждая часть мероприятия должна занимать столько минут, сколько ей отведено в плане.

Очень важно закончить встречу в нужный час, потому что в бизнесе каждая минута – чьи-то деньги. Если чувствуете, что не укладываетесь в срок, задайте вопрос коллегам: «Сколько у нас еще времени есть?». По реакции собеседников станет всё ясно, можно ли еще продолжить или пора закругляться.

9. Подведение итога и прощание.

В конце встречи необходимо подвести итог, сделать это лучше всего тезисами (перечислить все пункты беседы). Точно назначьте дату, время и место проведение следующей встречи. Если сейчас это невозможно, обсудите, когда кто кому перезвонит для решения данного вопроса. Прощайтесь с оппонентами дружелюбно, независимо от исхода беседы. Ведь благоприятная атмосфера должна сохраняться от начала и до конца.

Придерживайтесь этих простых правил, и успешный результат не заставит себя долго ждать!