Позвольте представиться. Меня зовут Сергей, я работаю в агентстве выгодной интернет-рекламы Веб-Центр.
Работаю уже 10 лет, 5 из которых руковожу людьми и организовываю их работу. За это время приходилось сталкиваться с многими проблемами как с позиции исполнителя, так и с позиции руководителя. И я решил поделиться опытом их решения, в надежде, что информация будет вам полезна.
Начало: просьбы и клейкие стикеры
В 2004 году, когда наша компания состояла из 4-х человек (директор, дизайнер, программист и я — разнорабочий) мы прекрасно справлялись с работой через устное общение. Задачи друг другу ставили в виде просьб. Отчитывались по ним также. Сидели в тесной комнате спина к спине. Все были в курсе корпоративных движений и активностей. Всегда знали кто из нас чем занят в данный момент. Устное общение проявляло свои недостатки: кто-то что-то забывал делать, не переспрашивал не поняв. Но они успешно решались с помощью клейких стикеров.
Потом пошли по неизбежному пути развития: переехали в новый офис уже с 2-мя комнатами, набрали новых ребят, создали отделы (продажи, разработка, seo). Неважно, что в каждом отделе по 1-2 человека. Это была уже полноценная компания. И вот тут стали возникать проблемы посерьезней.
Развитие: система учета задач
Устное общение в рамках решения производственных задач показало недостатки. Регулярно в офисе стояла ругань: кто кому что поручал, когда надо сделать. А если уже сделано, то оказывается, что неделю назад возникли новые требования и делать надо было не так. Поняли, что коммуникации, которые влияют на работу, как внутренние (между сотрудниками), так и внешние (компания-заказчик) нужно контролировать, а также вести учет процесса выполнения проекта.
Самая первая идея — пользоваться обычной системой учета текущих задач. Это помогло вывести нашу внутреннюю систему контроля рабочего процесса на совершенно иной уровень.
Какие проблемы решили на данном этапе?
- Перестали забывать, что нам нужно сделать.
- Стали фиксировать ключевые тезисы переговоров друг с другом и с клиентом.
- Общий доступ к файлам по локальной сети позволил мгновенно доносить актуальную информацию всем сотрудникам.
Но не все так гладко, как хотелось бы. Эйфория постепенно сошла на нет, и стали появляться новые проблемы. Например, при редактировании файлов по сети несколькими сотрудниками одновременно тот, кто позже выполнял сохранение затирал изменения, сделанные коллегой. Неудобно сортировать разные типы информации. К тому же мы еще немного выросли, теперь работали в 2-х этажном офисе с 4-мя рабочими помещениями. И проблемы коммуникации нарастали как снежный ком.
Приближаемся к автоматизации бизнес-процессов
Так мы подошли к необходимости выбора системы автоматизации бизнес-процессов. Это был 2010 год. Компании, использующие такие системы, совершали качественный прыжок вперед относительно конкурентов.
Мы внедряли несколько систем. Каждая из них обладала рядом особенностей, которые кому-то полезны, а кому-то нет. Все зависит от конкретной организации бизнес-процессов и решаемых задач.
Несколько ключевых факторов, которые обуславливают необходимость использования и внедрения систем автоматизации процессов, и которые позволяют нам успешно развиваться:
- Учет выполнения текущих задач. Понятно кто ставит задачу, кто выполняет и помогает. Видно состояние выполнения. Всегда можно вмешаться и вернуть процесс в нужное русло в случае сбоев.
- Единое информационное пространство для коммуникации между сотрудниками. Не надо вспоминать когда и где вы обсуждали какой-то вопрос: в скайпе или аське. Все хранится в единой системе. Облачные сервисы позволяют организовать хранение файлов в одном месте, что обеспечивает их постоянное поддержание в актуальном состоянии.
- Учет рабочего времени и эффективности каждого сотрудника. Видно, кто отдается работе на 100%, а кто филонит. Учет опозданий, больничных, отпусков — очень удобно для планирования.
- Оценка эффективности работы компании в целом и составление планов на будущее. Когда вся ваша деятельность хранится в виде цифр (рабочие часы, даты), то очень удобно ее анализировать, делать выводы и прогнозировать будущее.
- CRM — система построения отношений с клиентами. Ведите своих клиентов с момента первого холодного звонка и до момента прекращения сотрудничества с вами.
Если вы еще не определились с выбором системы автоматизации, то рекомендую вам сделать это побыстрей. А если она уже есть, подумайте: на все ли 100% вы используете ее возможности?
Исполнительный директор агентства выгодной интернет-рекламы «Веб-Центр» Сергей Денин. Если у вас есть вопросы по данной теме, буду рад ответить на них по адресу Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.
