Законодательством с июля 2019 года на управляющие компании возложена обязанность использования кассовой техники при получении платежей.

Для ТСЖ и УК этот вопрос сегодня стоит остро, но технически он решается довольно легко. Вопрос лишь в том, есть ли реальная необходимость в использовании онлайн-касс.

Кто может не использовать онлайн-кассу?

Использовать кассу с указанного периода коммунальные компании не обязаны в тех случаях, когда обязанность принимать платежи возложена на единый расчетный центр. Этот центр самостоятельно должен выдавать чеки, выполняя функцию агента. При поступлении денег на счет коммунальщиков чеки не оформляются. По действующему законодательству функцию подобного агента не могут выполнять кредитные организации (банки). ТСЖ освобождены от обязанности применения онлайн-касс только в случаях получения платежей от самих участников ТСЖ. Правило не распространяется на случаи оказания услуг дополнительного характера (стоянка, охрана и пр.), оплата за которые вносится не членами ТСЖ – нужно выдавать чек.

Когда нужно применять кассу

Применение кассового оборудования коммунальной организацией обязательно в трех случаях:

• Прием наличных средств в офисах или специальных пунктах.
• Получение платежей через банк при погашении платежек.
• Перевод электронными деньгами через интернет-банк, онлайн-кошельки и так далее.

При этом законодательством определены два способа передачи чека плательщикам:

• Направление цифровой версии чека. В этом случае необходимо получить согласие потребителя на такой способ передачи документа и адрес его электронной почты либо номер телефона.
• Предоставление чека непосредственно потребителю при его обращении в обслуживающую компанию.

При отказе плательщика предоставить свои контактные данные и его неявке за платежным документом коммунальная компания должна выпустить чек и отправить его в налоговые органы и оператору фискальных данных не позднее следующего за платежом рабочего дня.

Где взять кассовое оборудование?

Кассу для ведения своей деятельности на законных основаниях можно приобрести или взять в аренду.

Покупка оборудования – самый верный и бесспорный способ, но при большом количестве потребителей у коммунальной организации могут возникнуть следующие проблемы:

• сложности с необходимостью постоянно выпускать бумажные чеки;
• необходимость нанимать кассира, а в случае его болезни или отпуска – привлекать к работе другого сотрудника;
• большой объем работы и ручной характер обработки документов могут способствовать допущению ошибок, за которые налоговые органы накладывают санкции;
• необходимость хранения большого количества документов;
• риск выхода из строя техники в любой момент, потребность ее своевременного обслуживания;
• необходимость обеспечения стабильного интернета;
• немалые затраты на бумагу.

Аренда кассового оборудования – способ, который позволяет снизить финансовую нагрузку на предпринимателя при соблюдении требований законодательства. Основным фактором экономии в этом случае является автоматизация процессов и минимизация погрешностей в работе.

Самой большой проблемой при применении касс является формирование чеков при безналичной форме платежей. С этой функцией легко справляются облачные сервисы за счет создания пакетов фискальных документов.

Алгоритм стандартных действий при применении онлайн-кассы выглядит так:

1. Поступление платежа в безналичной форме за оказанные услуги.
2. Выгрузка бухгалтером банковской выписки в личный кабинет либо в 1С.
3. Проверка правильности внесенных данных и выбор соответствующей услуги.
4. Получение оператором фискальных данных сформированного кассой чека.
5. Получение налоговыми органами от оператора всей необходимой фискальной документации.

При предоставлении потребителем своих контактных данных чек дублируется на электронную почту или телефон плательщика. При таком подходе отсутствует обязанность печати каждого платежного документа, а это действие выполняется только если плательщик сам того желает. Но, как показывает практика, такие требования поступают довольно редко и печать чеков в большом количестве вряд ли потребуется.

Подобный формат работы означает минимизацию трудозатрат бухгалтеров при полном соблюдении норм законодательства. Можно работать с файлами 1С и «экселевскими» документами.

При работе с сервисом «Стек-Интеграция» также есть возможность использования облачных касс, а сам «Стек» в этом случае играет функцию связующего звена. Но кассы «Инитпро» напрямую связаны с реестрами, и при работе с ними необязательно работать с этими сервисами. Подобные связующие звенья могут стать причиной возникновения дополнительных ошибок работы оборудования. Если нет возможности исключить работу с дополнительными сервисами, то существует вариант подключения специального модуля для корректной и стабильной работы оборудования.

Комбинирование облачного оборудования и кассы – вариант, уместный при приеме платежей обоих видов – наличными и электронными деньами. В этом случае обычная касса призвана обеспечить прием наличных средств с выдачей чека плательщику, а облачное оборудование формирует платежные документы по электронным переводам.

Оптимальное количество облачных касс определяется на основе общего количества обрабатываемых платежей и производительности конкретной модели оборудования, а также объема памяти фискального накопителя. Например, касса «Инитпро» формирует и печатает чек примерно за 2 секунды, что означает возможность печати за обычный 8-часовой рабочий день около 14 тысяч платежных документов при непрерывной работе кассы. Но подобная нагрузка бывает, как правило, только в очень крупных компаниях.

Объем памяти фискального накопителя рассчитан на хранение примерно 250 тысяч чеков, а для стабильного функционирования оборудования в течение всего срока требуется ежемесячно пробивать около 19 тысяч платежных документов.

При таких условиях оптимальным решением станет приобретение двух аппаратов даже при меньшем объеме платежей. Даже при быстром ремонте вышедшего из строя оборудования риск необходимости полной замены сломанного фискального накопителя означает его замену на новый и обязательное прохождение повторной регистрации в налоговых органах. Неработающие накопители направляются производителю с целью определения причин поломки. При выявлении брака такое оборудование подлежит бесплатной замене, но сама экспертиза проводится до 30 дней с момента получения оборудования. Если добавить к этому сроку время пересылки и отправки нового накопителя, то сам процесс получения нового оборудования может занять до двух месяцев. Все это время организация не может работать на законных основаниях. При наличии запасной аппаратуры эту ситуацию легко можно исправить.