В сентябре этого года Государственная Дума России приняла в первом чтении проекты федеральных законов, касающихся перехода на электронные трудовые книжки.
Целями проекта «электронные трудовые книжки» являются:
- Создание федеральной базы данных о трудовой деятельности для назначения пенсии и защиты работников от недобросовестных работодателей;
- Уменьшение издержек на персонал;
- Уменьшение затрат на представление государственных услуг.
Таким образом, в ближайшее время появится возможность уже с 2020 года трудовую книжку оформить в электронном виде. К основным преимуществам электронной версии трудовой книжки, перед бумажной по мнению эксперта кафедры экономика и экономическая безопасность Среднерусского института управления – филиал РАНХиГС Ирины Кружковой можно считать отсутствие возможности утери трудовой книжки, отсутствие расходов на приобретение и оформление трудовой книжки, а так же упрощенный доступ к сведениям трудовой книжки потенциальных работодателей.
Следует отметить, что тем, кто в настоящее время имеет трудовые книжки на бумажных носителях представлено добровольное право переноса сведений в электронную трудовую книжку. Однако для тех, кто впервые будет трудоустроен, начиная с 2021 года трудовые книжки будут вестись только в электронном виде.
Зачастую работнику необходимы сведения из трудовой книжки для получения кредита, прохождения собеседования и других целей, которые при применении электронной версии книжки упростит получение информации следующими путями: либо у последнего работодателя, либо по запросу в ПФР или МФЦ, либо в личном кабинете Госуслуг или на сайте ПФР. Документы будут подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП), следовательно есть возможность передать сведения из трудовой книжки как по электронным каналам связи либо в печатном виде заверенной ЭЦП.
К преимуществам электронных трудовых книжек для работодателей относится снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек и начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид.
В течение 2020 года работодатель обязан сформировать информационное сообщение о возможности перехода на электронные трудовые книжки. В случае, если работник не желает переходить на электронные трудовые книжки, последний обязан будет подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки в произвольной форме. При этом работодатель обязан будет вести как электронную так и бумажную трудовую книжку работника одновременно. Если заявление работником не было подано в течение 2020 года, то работодатель автоматически переводит сотрудника на электронную трудовую книжку с начала 2021 года.
Вышеуказанные изменения приведут к значительной работе кадровых отделов, так потребуется внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные трудовые договора и другие документы.
Одновременно у работодателей появится обязанность формировать и представлять сведения в Пенсионный фонд РФ о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД для формирования электронных трудовых книжек. Данные формы отчетов будут представляться ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. А начиная с 2021 года данные сведения необходимо представлять в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнения работника.